首页 > Excel, Word > Office办公:巧用邮件合并批量制作并发送工资单

Office办公:巧用邮件合并批量制作并发送工资单

2009年6月3日

邮件合并是Word一个非常实用的功能,财务人员、HR、教师等等都会经常用到。用邮件合并来批量制作并发送工资单其实很简单的:
1、在Excel里创建“工资单”数据源,例如有这样的工资数据:

姓名 应发工资 应扣工资 实发工资 邮件地址
张三 1000 200 800 a@139.com

邮件地址推荐用139的手机邮箱,这样工资单发送后会马上显示到别人手机上,非常方便快捷。
2、打开Word,设计好工资单格式,这里设计一个简单的格式,如:

XX公司2009年5月工资单

姓名:

应发工资:

应扣工资:

实发工资:

3、在Word菜单里打开【视图】【工具栏】【邮件合并】,单击“邮件合并”工具条的【打开数据源】,选择第1步用Excel建立的“工资单”作为数据源,选择有数据的表sheet1,【确定】,使word文档与excel建立关系。

4、将光标移动到第2步建立的工资单格式中的“姓名”项目,单击“邮件合并”工具条的【插入域】,选择“姓名”字段,重复此步骤,将“应发工资”、“应扣工资”、“实发工资”等项目插入对应的域。

5、选中“«应扣工资»“域,单击鼠标右键,选择“切换域代码”,在代码后面输入增加〖\#”0.00″〗(方括号中的字符)即域代码为:{MERGEFIELD “应扣工资” \#”0.00″},由于Excel浮点运算原因,工资金额会出现一长串的小数,所以用此代码让金额显示2位小数。

6、单击“邮件合并”工具条的【合并到电子邮件】,邮件地址选择数据源的“邮件地址”,邮件主题随便填,等待片刻Word就把工资单合并到Outlook里面了。

7、打开Outlook,这时在“发件箱”里就可以看到未发送的邮件。最后发送这些邮件就OK了。

附上动画教程:(点击动画可全屏观看)

邮件合并教程

邮件合并教程

声明:本站遵循 署名-非商业性使用-相同方式共享 3.0 共享协议. 转载请注明转自 执子之手与子偕老
  1. xuefeijingai
    2009年9月9日12:11 | #1

    你好,我使用的是2007版的word和excel 在word 2007版中数据源在哪?(是个新手正在学习)请用2007版的告诉我这个巧用邮件合并批量制作并发送工资条 的过程,谢谢!

  2. 2009年9月10日08:45 | #2

    @xuefeijingai
    Word 2007 对应的是【邮件】【开始邮件合并】向导,如果不清楚 Word 2003 和 Word 2007 对应的菜单命令,可下载微软的菜单动画演示:http://download.microsoft.com/download/6/9/6/696b3def-3d6c-45be-bfc3-78deb4a604da/wd2003_2007CmdRef.exe

  3. 文少
    2015年2月13日09:35 | #3

    你好,教程很好,我看了你的教程之后终于可以批量发工资条了,但是数据量稍大就会被系统退回,请问有办法解决吗?(工资表一共300个人,我一次50发也给退了)

  4. 2016年7月26日15:01 | #4

    痛苦之中蕴含着一种力,而且痛苦是一笔财富。

  1. 本文目前尚无任何 trackbacks 和 pingbacks.